Teilnehmenden-Daten für eine Freizeit zu verwalten gehört zu den wichtigsten Grundlagen guter Freizeit-Organisation. Hier haben wir euch die 5 wichtigsten Tipps zusammengestellt, die euren Listen-Laden ordentlich zusammenhalten.

1. Die richtigen Teilnehmenden-Daten erfassen

Die erste Frage, die ihr euch stellen solltet (bevor sich überhaupt jemand zu eurer Reise anmelden kann), ist: Welche Daten benötige ich eigentlich? Zu den absoluten Standards gehören Name, Vorname, Geburtstag, Nationalität, Geschlecht, Adresse, Rufnummer und Mailadresse. Ohne diese Basics ist in der Regel weder die Beherbergung zu gewährleisten, noch ist man vorbereitet für Notfälle.

Aber auch weitere Daten können für die ordnungsgemäße Durchführung erheblich werden. So verlangen manche Fähr- und Fluggesellschaften Ausweis- und Passnummern oder den Geburtsort. Solche kleinteiligen Daten erst im Nachhinein einsammeln zu müssen ist nicht nur aufwendig – wenn es erst kurz vor der Reise passiert, kann es zu erheblichem Stress oder sogar Undurchführbarkeit der Reise führen.

Andere Daten können auch von hoher Wichtigkeit sein und sollten abgefragt werden. So sind Allergien, Lebensmittelunverträglichkeiten oder gesundheitliche Besonderheiten sowie Regelmedikamentierungen wichtig für die Gruppenleitung, um unnötigen Risiken vorzubeugen.

Neben diesen harten Fakten sollten auch Einverständniserklärungen (evtl. von Erziehungsberechtigten) zum Baden, zur Bildverwendung oder für besondere Programmpunkte wie Outdoor-Touren etc. erfragt werden.

Solltet ihr vor Erstellung eures Anmeldeformulars für die Teilnehmenden nicht genau wissen, welche Daten wir Hensers von euch brauchen: Ruft uns an – wir helfen gerne weiter!

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2. Die richtige Software für Teilnehmenden-Daten nutzen

Wir vermuten, dass niemand von euch noch Zettel, Stift und Leitz-Ordner für die Teilnehmenden-Liste nutzt. Macht euch Gedanken, mit welcher Software ihr am Besten zum Ziel kommt. So kann man mit Excel ausgesprochen gut all solche Daten ordentlich verwalten und auch für die weitere Organisation einfach und schnittstellenfreundlich nutzen.

Es gibt natürlich noch viele weitere Lösungen, um Personendaten zu managen. Wir empfehlen eine Lösung, die aus der Jugendarbeit heraus und speziell für Gruppenfreizeiten entwickelt wurde. LAXXO ist ein Portal, das Anmelde-Prozesse digitalisiert und euch bei der Planung der einzuholenden Daten unterstützt, die Daten leicht verwaltbar macht, eine Online-Anmeldung ermöglicht und darüber hinaus noch vollständig DSGVO-konform mit diesen Daten agieren kann.

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3. Datenhygiene bei Teilnehmenden-Daten beachten

Eine wichtige Grundregel beim Erheben persönlicher Daten ist: Geht pfleglich damit um. Das heißt konkret: Erhebt nur so wenige Daten wie nötig, bewahrt sie nur so lange auf wie es sein muss und erlaubt nur einen möglichst kleinen Kreis an Personen Zugriff auf diese Daten.

Wichtig ist dabei, dass der Umgang mit den Daten trotzdem praktikabel bleibt. Wenn die Rettungsleute herausfinden müssen, wie viele Personen aus dem brennenden Haus gerettet werden müssen, dann sollte auch ein schneller Zugriff auf so eine Liste möglich sein. Findet also das richtige Maß zwischen Datenschutz und Praktikabilität und Alltagsverantwortung für eure Gruppe.

4. Datenzugriff gut managen

Stellt euch also auch die Frage: Wie kommt wer wann gut an die Daten? Wir empfehlen immer, auch eine Papierversion der maßgeblichen Personendaten mitzuführen. Außerdem empfehlen wir, die Teilnehmenden-Daten in einer Cloud liegen zu haben, sodass ihr auch im Notfall von überall auf die wichtigsten Informationen zugreifen könnt. Dieser Zugriff sollte mindestens der Reiseleitung sowie der stellvertretenden Reiseleitung vorliegen.

Auch uns als Veranstalter liegen über eure Teilnehmenden-Liste ja die maßgeblichen Daten vor, sodass wir euch sowohl bei der Reisedurchführung als auch in Krisenfällen bestmöglich unterstützen können.

5. Für inklusive Reisen: Pflegebedarf erfragen!

Solltet ihr übrigens eine Reise mit Personen mit körperlichen oder geistigen Einschränkungen planen: Erfragt auch direkt den Pflegebedarf! So könnt ihr frühzeitig benötigte Pflegehilfsmittel zielgenau abfragen. Gerne kümmern wir uns im Vorfeld mit Euch darum, dass jedes Pflegehilfsmittel zur Verfügung steht!

Reiseziele, bei denen ihr mehr Teilnehmenden-Daten braucht, als ihr denkt