Wenn eine Gruppe mit dem Reisebus am Ferienort ankommt, kann es ökonomisch und ökologisch sinnvoll sein, dass der Bus eine andere Gruppe direkt wieder mit zurücknimmt. So werden Leerfahrten vermieden und Kosten gespart. In der Regel nehmen die Gruppenleitungen der vorherigen und nachkommenden Gruppe miteinander Kontakt auf und verabreden den gemeinsamen Bustransfer. Unsere Erfahrung zeigt, dass es bei dem Prozedere einige Fallstricke gibt, die gemanagt werden müssen. Eine Übersicht.

Putzen

Da das Haus unmittelbar von einer Gruppe an die nächste übergeben wird, kann kein professionelles Putzteam mehr wirken. Das bedeutet, dass die Vorgruppe extrem sauber und penibel reinigen muss. Was eine gründliche Reinigung in einem Gruppenhaus genau beinhaltet, haben wir hier in einem Blogartikel schon mal für euch aufgeschrieben. Lektürepflicht für alle, die mit diesem Anreiseformat planen! (Spoiler: Nein, es reicht nicht, die Zimmer mal eben auszufegen.) Gleiches gilt im Umkehrschluss auch für die Gruppe, die einen sauberen (!) Bus übergeben muss.

Hausübergabe

Plant genug Zeit für die Hausübergabe ein. Möglicherweise möchte die Hausverwaltung ebenfalls dabei sein? Das sollte vorher abgeklärt und ein fixer Termin vereinbart werden, zu dem alle Parteien können. Eine Möglichkeit kann sein, eine WhatsApp-Gruppe zu gründen, um mögliche Verzögerungen im Ablauf schnell und zuverlässig an alle zu kommunizieren. Pro Gruppe sollten mindestens zwei, maximal drei Personen bei der Hausübergabe dabei sein. Und: Protokolliert die Übergabe und dokumentiert mögliche Mängel oder kaputte Gegenstände fotografisch.

Platz-Management

Während eines Gruppenwechsels mit Buskette wird es für kurze Zeit sehr eng auf dem Gelände: Für einen gewissen Zeitraum sind zwei Gruppen auf einem Gelände, das nur für eine Gruppe ausgelegt ist. Das frisch geputzte Haus sollte zudem nicht sofort wieder dreckig gemacht werden. Gerade bei schlechtem Wetter kann das anspannend für alle Beteiligten werden. Überlegt daher gut, wo sich die Gruppen während der Hausübergabe aufhalten können. Gibt es beispielsweise eine Fläche draußen, die für Spiele und Picknick in der Großgruppe genutzt werden kann? Begibt sich eine Gruppe auf einen Ausflug oder eine Wanderung?

Emotionen & Bedürfnisse

Die Gruppen treffen an einem Tag aufeinander, an dem eine Gruppe eine intensive Freizeit hinter sich hat. Emotional und energetisch ist das eine besondere Situation. Die andere Gruppe hat sich gerade auf die Reise begeben, muss sich noch finden und hat eine anstrengende Busfahrt hinter sich. Plant daher gut, was die Gruppen in der Zeit der Hausübergabe machen und wie die Bedürfnisse “Hunger – müde – Pipi – kalt” für alle passend gedeckt werden können.

Kommunikation

Wenn ihr eine Buskette plant, lasst uns das unbedingt wissen und nehmt uns gerne in die Kommunikation mit auf. Wir kennen die Hausverwalter vor Ort gut und vermitteln gerne, allerdings nur, wenn wir über die wichtigsten Absprachen im Bilde sind. Außerdem ein Tipp: Ein Ansprechpartner pro Gruppe reicht für die Kommunikation vorab. Ein zu großer Mailverteiler im Vorfeld kann dazu führen, dass Informationen versanden oder sich alle nur ein bisschen statt voll verantwortlich fühlen.

Und last but not least: Immer freundlich zum Busfahrer bleiben! Dann steht einer gelungenen An- und Abreise mit Buskette nichts Wege. Gute Fahrt!