Für die Buchung musstet ihr bei uns eine geschätzte Teilnehmenden-Zahl angeben. Ab jetzt könnt ihr für euch überlegen, wie die Zimmer verteilt werden sollen. Dafür findet ihr auf unserer Website bei jedem Haus exakt vermerkt, wie viele Betten in welchen Zimmern stehen. In Kombination mit dem Grundriss des Hauses, der ebenfalls für fast alle Unterkünfte zur Verfügung steht, ist das eine super Planungshilfe. Außerdem sind in einer Google-Karte am Ende jedes Hauses mögliche Ausflugsziele in der Region vermerkt. Auch da könnt ihr in die Planung starten und euch ein Programm für eure Freizeit stricken. Manche Freizeitparks und Museen bieten beispielsweise Frühbucher-Rabatte an, sodass eine rechtzeitige Recherche euch bares Geld sparen kann.

Ihr plant eine Reise nach Skandinavien oder Irland? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ihr einen Teil eurer Reisestrecke mit der Fähre zurücklegt. Allerdings sind zum Buchungszeitpunkt die Strecken bei den Fähranbietern für euren Reisezeitraum meist noch nicht freigeschaltet, eine vorgeplante Abfahrtszeit findet ihr trotzdem schon auf eurer Buchungsbestätigung. Wir sind im engen Austausch mit den Fähranbietern und buchen eure Fahrt, sobald die Strecken verfügbar sind.

Wir schicken Euch nach dem Einbuchen eine Fährbestätigung über alle gebuchten Fahrzeuge und Leistungen. Bitte genau prüfen! Wir informieren euch über alle Angaben, die ihr nachher für das Ausfüllen der Passagierlisten benötigt.

Werden noch Begleitfahrzeuge oder Leerbusse für eure Gruppe benötigt? Soll für das Küchenteam eine komfortable Nachtfähre gebucht werden? Das buchen wir auf Wunsch und nach Verfügbarkeit gerne für euch mit ein. Auch hier gilt: Je früher wir wissen, welche Fahrzeuge mit an Bord sollen, desto besser.

Oft wisst ihr ja bereits bei der Buchung, welche Teilnehmenden mitkommen und ob Hilfsmittel benötigt werden. Sollte ein Bedarf erst nach der Buchung auffallen, solltet ihr das so bald wie möglich an uns durchgeben, damit wir Toilettenstuhl, Pflegebett, Duschliege oder Lifter für euch organisieren können. Einen detaillierten Text zum Thema „Pflege-Hilfsmittel entleihen“, haben wir hier für euch geschrieben: https://www.reiseservice-henser.de/allgemein/welche-pflegehilfsmittel-wir-fuer-eure-handicap-reise-anbieten/

Rund sieben Wochen vor Reisebeginn melden wir uns bei euch und fragen eine Teilnahmeliste bei euch an. Auf dieser Liste müsst ihr die reale Anzahl von Teilnehmenden und Teamern schreiben. Sobald die Liste bei uns vorliegt, erstellen wir eine Schlussrechnung für euch, die innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden muss. Bis dahin müssen wir nicht über den jeweiligen Anmeldestand eurer Freizeit informiert werden, ihr könnt frei mit allen Betten im Haus planen.

Nachmeldungen sind bis eine Woche vor Reisebeginn (wenn ihr noch ausreichend Betten habt) jederzeit gesammelt möglich. Achtung: Bei Reisen mit einer Fährüberfahrt solltet ihr uns so schnell wie möglich über weitere Personen informieren. Bevor ihr die Teilnehmenden annehmt, müssen wir zunächst eine Kapazitätsanfrage bei der Fährgesellschaft stellen.

Gruppen, die ein Hotel gebucht haben, müssen die gebuchte Zimmeranzahl einhalten. Wenn mehr Zimmer benötigt werden, müssen wir das so schnell wie möglich wissen. Sollten Zimmer storniert werden müssen, fallen dafür in der Regel Ausfallkosten an.